Smart Working: Come gestire e collaborare con il team con il lavoro da remoto

Lo smart working è una modalità di lavoro agile che consente ai dipendenti e ai collaboratori di lavorare da remoto, senza la necessità di doversi recare in ufficio. È opportuno ricordare come il “lavoro agile” non debba essere considerato uno strumento di lavoro da attuare solamente in casi eccezionali, ma costituisca - a tutti gli effetti - una modalità di lavoro equiparabile a quella svolta da chi si reca in ufficio. 

Lo Smart Working si basa sui principi di autonomia e flessibilità di orari e spazi. Risulta quindi essenziale che le aziende, nel momento in cui decidono di applicarlo, essere in grado di gestirlo nei migliori dei modi per ottenere ritorni in termini di performance e produttività. Per farlo, è opportuno che l’azienda promuova tra i suoi dipendenti i principi di responsabilità, collaborazione e fiducia. 

Collaborare con il team in smart working è fondamentale

Se per telelavoro si intende, semplicemente, la possibilità da casa sfruttando la tecnologia, lo smart working si riferisce a un sistema più complesso che presuppone un ripensamento intelligente delle modalità di gestione del team. Se il principio di collaborazione è fondamentale in tutte le attività lavorative, lo diventa ancora più quando si parla di smart working. 

Da questo punto di vista è, in parte, una responsabilità dell’azienda incentivare le videochiamate tra colleghi spronandoli a collaborare tra loro per raggiungere i risultati comuni prefissati. Per farlo è, prima di tutto, fondamentale fornire tutti gli strumenti affinché i dipendenti possano collaborare tra cui programmi di videochiamata, condivisione degli schermi nonché computer performanti. 

Come e perché è fondamentale collaborare quando si lavora da casa

Nello smart working la collaborazione è fondamentale perché permette di: 

• raggiungere gli obiettivi, rendendo il team più produttivo;
• evitare l’isolamento sociale, uno dei maggiori rischi di questa modalità di lavoro;
• agevolare la creazione di relazioni professionali tra colleghi;
• favorire l’espressione delle proprie idee. 

Una volta chiarite le potenzialità dello smart working è opportuno soffermarsi sugli strumenti da utilizzare, ricordando che il loro scopo principale è quello di favorire la comunicazione e lo scambio tra i singoli membri del gruppo. Da questo punto di vista i dispositivi tecnologici permettono di mettere in contatto persone fisicamente distanti, permettendo loro di collaborare a distanza. Le azioni da mettere in atto per agevolare la collaborazione sono:

• semplificazione delle comunicazioni, favorendo le conversazioni real-time per gestire progetti, ad esempio attraverso chat comuni;
• organizzazione di team-building e meeting virtuali;
• gestione dei documenti in cloud;
• planner, appuntamenti gestiti attraverso un calendario condiviso.

Gestire le risorse in Smart Working

I principi di autonomia, flessibilità e libertà alla base dello smart working, comportano necessariamente un’evoluzione nei modelli di management dei dipendenti. Nella definizione della gestione dello smart worker, è fondamentale rispettarne alcuni aspetti:

• carico di lavoro: è fondamentale organizzare i tempi di lavoro per evitare l’overwork e la perdita di distinzione tra vita lavorativa e privata;
• utilizzo consapevole degli strumenti: utilizzo degli strumenti di comunicazione tecnologici favorisce l’interazione e consente il monitoraggio delle attività;
• capacità di delegare: si tratta di un concetto fondamentale nella gestione del dipendente, basato sulla fiducia tra datore di lavoro o manager e sottoposto.

Nell’ambito dello smart working la sfida posta oggi alle risorse umane è quella di riuscire a valorizzare il rapporto interpersonale, motivare, stimolare e favorire il coinvolgimento del lavoratore, nonostante questo avvenga attraverso uno schermo. Il valore umano deve essere posto al centro del processo di sviluppo aziendale, questo risulta sempre più ostacolato dalla gestione digitalizzata del dipendente. 

La fiducia è alla base del lavoro da casa

Lo smart working richiede un cambiamento organizzativo e gestionale rispetto al modello di lavoro tradizionale. Rilevante è il passaggio da un sistema di controllo del lavoro a un contesto alla cui base vi sono i principi di libertà e autonomia. Tale variazione richiede quindi un’evoluzione nel rapporto tra azienda e dipendente basato sulla fiducia. 

La non presenza fisica del lavoratore in ufficio e l’impossibilità di controllo visivo, comportano necessariamente che ci si affidi alla sua professionalità e coscienziosità nel portare a termine compiti e mansioni. Un rapporto di fiducia tra dipendente e responsabile è determinante affinché possa essere applicato lo smart working: ciò che conta, infatti, non è il dove, come e quando, ma i risultati raggiunti dal dipendente. 

Lo smart working è una filosofia manageriale che richiede un cambiamento culturale nella gestione dei propri dipendenti. Pertanto, è necessaria una visione multidisciplinare che promuova i valori di collaborazione, responsabilità e fiducia, nel rispetto dell’autonomia del lavoratore. 

Grazie all’attenzione e all’ascolto delle necessità delle aziende, accompagniamo manager e imprenditori nella scelta del team di lavoro che possa portare i risultati auspicati dall’azienda anche attraverso la modalità di smart working.