Hot Desking e la nuova postazione di lavoro

Negli ultimi tempi, lo smart working si è rivelata una pratica sempre più diffusa, soprattutto a causa della recente situazione sanitaria. Dunque, le aziende si sono viste costrette a rivedere le loro tradizionali modalità di lavoro per far fronte a nuove esigenze, sia con il lavoro smart sia con modalità di lavoro “ibride”. Tra le nuove soluzioni che sono emerse, troviamo l’hot desking, un sistema di riorganizzazione degli uffici.

Cosa è l’hot desking?

L’hot desking è una pratica inventata da Erik Veldhoen che si è ispirato all’hot bedding o hot racking, ovvero la situazione per la quale i marinai del XVI secolo erano costretti a condividere le cuccette poiché non c’erano abbastanza letti per tutto l’equipaggio.

Secondo Erik Veldhoen, il sistema della “scrivania condivisa” prevede che ogni postazione di lavoro possa essere utilizzata da chiunque all’interno dell’ufficio, previa prenotazione. In questa maniera, ogni collaboratore può prenotare la postazione che più preferisce, in base alle disponibilità. Questa soluzione risulta particolarmente vantaggiosa per il modello ibrido, in cui si alterna il lavoro in presenza allo smart working.

L’idea alla base dell’hot desking è che cambiare la postazione di lavoro consenta una maggiore diversificazione degli stili di lavoro. Del resto, la recente necessità di ridefinire gli spazi di lavoro, la proposta di Erik Veldhoen di ridurre il numero delle scrivanie si è rivelata quanto mai interessante per poter aumentare lo spazio tra le postazioni.

Infatti, molte aziende hanno scelto di adottare l’hot desking solo di recente, scoprendone i vantaggi: ogni scrivania presente negli uffici, a differenza di quanto poteva accadere in precedenza, può essere utilizzata in qualsiasi momento, da chiunque, previa prenotazione.

Come organizzare la postazione in lavoro smart

Il modello ibrido di lavoro si è diffuso in maniera esponenziale negli ultimi anni: se per i periodi in presenza è possibile applicare la soluzione dell’hot desking, per quelle in lavoro smart è diventato sempre più importante predisporre una postazione di lavoro che si adatti ai propri spazi abitativi, senza rinunciare ai comfort che una scrivania richiede.

È fondamentale organizzarsi adeguatamente per il lavoro da remoto, in modo da riuscire a mantenere lo stesso livello di produttività che si è soliti avere in ufficio. Lavorando da casa, è più semplice distrarsi dal progetto che si sta svolgendo: per questa ragione, è bene che la propria postazione per il lavoro smart permetta di isolarsi, concentrarsi e, allo stesso tempo, rimanere in contatto con i propri colleghi virtualmente.

Per tale fine, è necessario - ove possibile - predisporre e attrezzare uno spazio che sia destinato unicamente al lavoro. In questa zona si può posizionare la propria scrivania con il pc e una sedia ergonomica che permetta di mantenere una posizione comoda, nel caso in cui si debba rimanere anche per diverse ore seduti.

Diverso è il caso dei “pod”: si tratta di mini uffici che permettono al lavoratore di isolarsi completamente dall’ambiente circostante, raggiungendo un livello di concentrazione massimo. In questo modo, è possibile lavorare in ufficio come se si fosse in smart working. Benché questo sistema non sia ancora molto diffuso in Italia, ha tutte le potenzialità per farlo: permette di creare uno spazio dedicato al lavoro smart anche in luoghi in cui è difficile mantenere la concentrazione, ad esempio in uffici particolarmente affollati.

Se è vero che, nei prossimi anni, la modalità di lavoro tradizionale - per cui ci si reca ogni giorno in ufficio e si fa riferimento ad una propria postazione - sarà progressivamente sostituita dal lavoro smart o dal modello ibrido, non bisogna farsi cogliere impreparati.