4 consigli per ottimizzare il lavoro da remoto

Oltre 200 dipendenti di Automattic - l’azienda ideatrice di WordPress - la mattina non lavorano mai in ufficio. Questo potrebbe sembrare impossibile avendo una struttura presente in  174 città in 29 Paesi in tutto il mondo. “L’ufficio” è ovunque ci sia una connessione internet: in casa, in spiaggia o nel bar dietro l’angolo. Automattic è solo un esempio delle numerose aziende che hanno approcciato parzialmente o completamente al lavoro virtuale. Multinazionali come Apple o Dell offrono al lavoratore la possibilità di sviluppare la proprie mansione da casa. Il vantaggio è chiaro: la riduzione dei costi aziendali e la possibilità di assumere talenti ovunque nel mondo. Ma come è possibile monitorare che il lavoratore sia performante anche da remoto?

Buona comunicazione

La maggior sfida per le aziende che offrono la possibilità di lavorare da remoto è mantenere costante la comunicazione con i lavoratori. I confronti durante una pausa caffè, le sessioni di brainstorming o meeting one to one per valutare le performance: tutti questi momenti devono essere strutturati anche con il lavoro da remoto. Come? Sara Sutton Fell, CEO di FlexJobs, ha condiviso l’importanza di avere non solo un contatto attraverso un tool di comunicazione online, ma da diversi. Per informazioni routinarie, come la condivisione di dati o aggiornamenti su progetti, le email sono la via di comunicazione ottimale. Per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali, il contatto telefonico o la video conference sono più adatte per aumentare la condivisione dei messaggi chiave.

Obiettivi chiari

Una delle principali ragioni per la quale le aziende scelgono di non offrire il lavoro da remoto ai lavoratori, è il timore che i lavoratori possano diminuire le loro performance. Come monitorare un lavoratore che sceglie di lavare i piatti o di portare al parco il cane al posto di continuare o concludere un progetto? La soluzione consiste nel dare obiettivi chiari ed indicazioni precise, temporali, strutturando timeline accordate tra azienda e lavoratore. A seconda di quanto la società necessiti di controllo sul lavoratore, è possibile utilizzare tools o software che monitorino il computer, il flusso di email e la navigazione Internet. L’aspetto poco positivo è la sensazione di sfiducia che questi applicativi provocano al lavoratore.

Gli strumenti adeguati

Il lavoro da remoto è profittevole solo se l’azienda fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati per poter comunicare con clienti e colleghi, condividere informazioni e sviluppare la propria attività. Smartphone, cuffie e webcam ma non solo, strumenti online come Google Docs o lo strumento di gestione progetti Basecamp. Questi strumenti consentono di monitorare i progressi delle attività, entrare in contatto con referenti aziendali e pianificare progetti da remoto.

Approccio personale

Alcune aziende chiedono ai loro dipendenti di entrare entro una determinata ora. Questa misura trascura uno dei maggiori vantaggi del lavoro da remoto: è molto più semplice adattare l’orario lavorativo con i bisogni del lavoratore. Circa il 20% delle persone, aumentano la qualità del loro lavoro grazie alla possibilità di aumentare il tempo dedicato al sonno e posticipare l’orario di inizio dell’attività, o accompagnare i propri figli a scuola per iniziare la giornata con un senso di soddisfazione importantissimo per le performance. Il lavoro da remoto soddisfa questo bisogno e dà al lavoratore la libertà di gestire autonomamente vita professionale e privata.