Come gestire un colloquio basato sulle competenze

Il colloquio basato sulle competenze offre ai datori di lavoro una visione dettagliata di come un candidato potrebbe eseguire un determinato task e, a partire da questo, si può valutare se il candidato è in possesso del background e delle competenze desiderati.

All'interno di questo articolo analizziamo:

• Le domande del colloquio sulle competenze;
• Le competenze da valutare durante il colloquio;
• Le domande chiave durante il colloquio sulle competenze.

Le domande del colloquio basato sulle competenze

Strutturare le domande di un colloquio basato sulle competenze - rilevanti per un ruolo o un’organizzazione aziendale - vi permetterà di valutare se i candidati possiedono determinate competenze.

Le principali competenze da valutare durante il colloquio

Le competenze fondamentali che il selezionatore dovrebbe riuscire a raccogliere informazione e di conseguenza valutare in fase di colloquio sono:

• Leadership: la capacità di guidare e motivare gli altri è fondamentale per chi assume ruoli di responsabilità. Il recruiter dovrebbe indagare su episodi concreti che dimostrino la capacità del candidato di prendere l'iniziativa e influenzare positivamente il team verso il raggiungimento degli obiettivi.
• Comunicazione: una comunicazione chiara ed efficace è alla base di ogni contesto professionale. È importante valutare come il candidato esprime le proprie idee, ascolta attivamente e si relaziona con colleghi, clienti o stakeholder interni ed esterni.
• Capacità decisionale: prendere decisioni in tempi ragionevoli, anche in condizioni di incertezza, è una competenza fondamentale.
• Capacità di delegare: delegare in modo efficace non significa solo assegnare compiti, ma anche trasmettere fiducia e responsabilizzare i membri del team. 
• Assunzione di rischi: un buon professionista sa quando vale la pena osare. Valutare il rapporto del candidato con il rischio – se è prudente, calcolato o eccessivamente conservativo – aiuta a capire il suo approccio all’innovazione, al cambiamento e alla gestione dell’incertezza.
• Team work: la capacità di lavorare in team è imprescindibile. È importante capire come il candidato si rapporta agli altri, se è in grado di collaborare in modo costruttivo, risolvere conflitti, condividere informazioni e contribuire al clima positivo del team.

Quali sono gli indicatori del colloquio basato sulle competenze?

Anche se i datori di lavoro hanno un’idea chiara del tipo di candidato che stanno cercando, valutare i candidati con un punteggio in base alle loro risposte alle domande del colloquio basato sulle competenze può rivelarsi un fattore decisivo. In questo modo si possono classificare le competenze dei candidati in modo oggettivo.

Un esempio concreto

Con una domanda semplice e diretta: “Mi parli di un periodo in cui ha messo a punto un nuovo approccio per affrontare un problema”, dovreste essere in grado di valutare, su una scala da uno a cinque, se il candidato ha “nessuna skill/esperienza” oppure ha “eccellenti skill/esperienza” nel settore di interesse.

È inoltre possibile, durante un colloquio basato sulle competenze, misurare i punti di forza e di debolezza di un candidato attraverso le risposte, stimando la volontà di imparare, la capacità di raggiungere risultati o un eventuale approccio negativo verso un task.

Le domande chiave di un colloquio basato sulle competenze

Con oltre 35 anni di esperienza nel recruitment, conosciamo il valore del colloquio basato sulle competenze e abbiamo elaborato un elenco di domande chiave basate sulle competenze, raggruppandole in cinque micro-aree che fanno riferimento a una vasta gamma di competenze.

Competenze individuali

Le competenze individuali rappresentano un insieme di caratteristiche personali che influiscono profondamente sul comportamento professionale e sulle modalità con cui un individuo affronta sfide, cambiamenti e relazioni all'interno del contesto lavorativo. A differenza delle competenze tecniche o di ruolo, queste skill sono trasversali e spesso determinano il successo a lungo termine in qualsiasi ambito professionale.

Tra le più rilevanti, possiamo evidenziare:

1. Flessibilità: la capacità di adattarsi a situazioni nuove, modificare il proprio approccio di fronte a cambiamenti improvvisi e gestire l'incertezza è fondamentale in un mondo del lavoro in costante evoluzione. Un candidato flessibile è in grado di affrontare con serenità e lucidità nuove sfide o richieste fuori dall’ordinario.
2. Determinazione: è l’attitudine a perseguire gli obiettivi con costanza e impegno, anche quando ci si trova davanti a ostacoli o momenti di difficoltà. Valutare la determinazione di un candidato significa esplorare quanto è disposto a lottare per raggiungere un risultato e quanto riesce a restare focalizzato sul traguardo.
3. Tenacia: molto vicina alla determinazione, ma con una sfumatura in più: la tenacia è la resilienza applicata sul lungo periodo. È la capacità di non arrendersi, di rialzarsi dopo un fallimento e di imparare da ogni errore.
4. Conoscenza: non solo sapere tecnico, ma anche curiosità intellettuale, aggiornamento continuo e desiderio di apprendere. Un professionista con un buon livello di conoscenza è consapevole dei propri limiti, ma anche aperto alla crescita, al confronto e all’innovazione.
5. Indipendenza: è la capacità di prendere decisioni autonome, gestire il proprio tempo e le proprie responsabilità senza necessità di una supervisione costante. 
6. Assunzione di rischi e integrità personale: sapere quando rischiare, come farlo e farlo responsabilmente è una qualità preziosa, soprattutto in contesti che richiedono innovazione o spirito imprenditoriale. L’integrità personale, invece, è il fondamento etico su cui si basa la fiducia reciproca: un professionista integro mantiene la parola data, rispetta i valori dell’organizzazione e agisce sempre con trasparenza.

Per far emergere queste competenze nel corso di un colloquio, è utile porre domande aperte, che stimolino il racconto di esperienze personali reali. Una domanda particolarmente efficace potrebbe essere:

Parlami di una volta in cui il tuo lavoro o una tua idea sono stati messi in discussione.

Questa domanda permette di indagare diverse dimensioni: la reazione al confronto o alla critica, la capacità di difendere le proprie posizioni (o metterle in discussione), il livello di consapevolezza di sé e l’approccio alla risoluzione dei conflitti.

Competenze manageriali

Le competenze manageriali sono l'insieme delle capacità e delle qualità che permettono a un professionista di assumere responsabilità gestionali, guidare team, prendere decisioni strategiche e contribuire alla crescita e al successo dell'azienda. Si tratta di competenze chiave per chi ricopre ruoli di leadership o di coordinamento, in quanto incidono direttamente sulla performance del gruppo e sull'efficacia dei processi aziendali.

Ecco alcune delle competenze principali che un recruiter dovrebbe osservare e valutare in fase di colloquio:

1. Capacità di guidare altre persone: la gestione delle risorse umane è una delle sfide più complesse in ambito manageriale. Un buon manager è in grado di motivare il proprio team, valorizzare le competenze individuali, gestire conflitti e promuovere un clima di fiducia e collaborazione.
2. Leadership: la leadership non è solo autorità, ma soprattutto influenza positiva. Un leader efficace sa ispirare, coinvolgere e orientare gli altri verso obiettivi comuni, assumendosi la responsabilità delle decisioni e dando l’esempio attraverso comportamenti coerenti e trasparenti.
3. Capacità di delegare: delegare in modo efficace significa non solo affidare compiti, ma anche responsabilizzare le persone, fidarsi delle loro competenze e favorirne la crescita. Un buon manager sa quando è il momento di intervenire direttamente e quando, invece, è più utile lasciare spazio agli altri.
4. Pensiero strategico: riguarda la capacità di avere una visione d’insieme, anticipare scenari futuri, valutare rischi e opportunità e definire piani d’azione coerenti con gli obiettivi dell’organizzazione. È fondamentale per chi occupa ruoli direzionali o guida progetti complessi.
5. Corporate sensitivity: si tratta della capacità di comprendere e muoversi all’interno delle dinamiche organizzative, tenendo conto della cultura aziendale, delle relazioni tra i vari stakeholder e dell'impatto delle proprie decisioni a livello sistemico.
6. Project management e controllo di gestione: sono competenze tecniche fondamentali per garantire che i progetti vengano portati a termine rispettando tempi, costi e qualità. Il project management include la pianificazione, l’organizzazione e il monitoraggio delle attività, mentre il controllo di gestione consente di mantenere sotto controllo le risorse e ottimizzare i processi operativi.

Per far emergere e valutare queste competenze durante un colloquio, è utile porre domande comportamentali che richiedano al candidato di descrivere situazioni reali vissute in passato.

Una domanda efficace in questo senso potrebbe essere:

Parlami di una situazione in cui hai guidato un team per raggiungere un obiettivo.

Attraverso la risposta, il recruiter potrà osservare elementi come lo stile di leadership, la capacità organizzativa, la gestione dei conflitti, il modo in cui è stata presa la decisione di delegare e il livello di consapevolezza strategica del candidato.

Competenze analitiche

Le competenze analitiche rappresentano un insieme di abilità fondamentali per affrontare situazioni complesse, prendere decisioni informate e migliorare l’efficienza dei processi aziendali. Si tratta di capacità trasversali sempre più richieste in contesti professionali dinamici e orientati ai dati, indipendentemente dal settore o dal ruolo ricoperto.

Nel dettaglio, le competenze analitiche comprendono:

1. Capacità decisionale: la capacità di prendere decisioni ponderate, basate su informazioni concrete e valutazioni razionali, è cruciale per affrontare situazioni ambigue o critiche. Un professionista analitico è in grado di esaminare scenari diversi, confrontare alternative e scegliere la soluzione più efficace, anche sotto pressione.
2. Innovazione: la componente analitica è spesso alla base dell’innovazione: saper osservare la realtà in modo critico consente di individuare aree di miglioramento e di proporre soluzioni nuove ed efficaci. Questo approccio orientato al cambiamento permette all’organizzazione di evolversi e rimanere competitiva.
3. Capacità d’analisi: essere in grado di raccogliere, interpretare e collegare informazioni provenienti da diverse fonti è una competenza chiave. L’analisi permette di comprendere le cause di un problema, identificarne le implicazioni e costruire modelli previsionali utili alla pianificazione strategica.
4. Problem solving: il problem solving si riferisce alla capacità di affrontare sfide operative o strategiche con metodo e creatività, trovando soluzioni concrete e sostenibili. Un buon risolutore di problemi analizza i dati a disposizione, coinvolge le persone giuste e sperimenta approcci alternativi fino a trovare la strada migliore.
5. Apprendimento pratico: chi possiede competenze analitiche è anche in grado di apprendere rapidamente da esperienze reali, errori inclusi, trasformando il feedback in miglioramento continuo. Questo tipo di apprendimento si basa sull’osservazione e sulla sperimentazione e consente di adattarsi velocemente a nuovi contesti o tecnologie.
6. Attenzione al dettaglio: in molte attività, la precisione è fondamentale. L’attenzione al dettaglio permette di cogliere sfumature che possono fare la differenza tra un progetto riuscito e uno fallimentare. È anche una competenza che contribuisce a minimizzare gli errori e garantire l’affidabilità dei risultati.

Per valutare queste competenze in fase di colloquio, è utile porre domande comportamentali che stimolino il racconto di esperienze reali, in cui il candidato ha dovuto usare il pensiero critico e l’analisi per ottenere un risultato concreto.

Una domanda efficace potrebbe essere: 

Parlami di quando hai messo a punto un nuovo approccio per affrontare un problema.

Attraverso questa domanda si può esplorare il processo mentale seguito dal candidato, la sua capacità di raccogliere informazioni, coinvolgere altri stakeholder, testare una soluzione e valutarne l’efficacia.

Competenze relazionali

Le capacità relazionali rappresentano un elemento essenziale in qualsiasi contesto lavorativo, poiché influenzano direttamente la qualità delle interazioni tra colleghi, superiori, clienti e stakeholder esterni. Saper costruire relazioni efficaci, gestire dinamiche interpersonali e promuovere un clima collaborativo è fondamentale per il buon funzionamento dei team e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Nel dettaglio, le capacità relazionali comprendono:

1. Competenze sociali: comprendono empatia, capacità di ascolto attivo, consapevolezza delle emozioni proprie e altrui, nonché la gestione efficace delle relazioni. Un professionista con buone competenze sociali sa leggere il contesto, adattare il proprio stile comunicativo e costruire fiducia all'interno di un gruppo di lavoro.
2. Leadership: anche se spesso associata a ruoli manageriali, la leadership può manifestarsi a ogni livello dell’organizzazione. Una persona con spiccate doti relazionali riesce a ispirare, motivare e influenzare positivamente gli altri, creando una direzione condivisa e promuovendo la collaborazione verso obiettivi comuni.
3. Capacità di lavorare in team: il lavoro di squadra è alla base di moltissime attività aziendali. La capacità di contribuire in modo costruttivo, di mediare tra punti di vista diversi e di risolvere eventuali conflitti interni è ciò che distingue un team efficace da uno disfunzionale. Le persone dotate di buone capacità relazionali sanno valorizzare il contributo altrui e fare rete per ottenere risultati superiori.

Per identificare e valutare queste competenze durante un colloquio, è utile ricorrere a domande comportamentali che spingano il candidato a raccontare esperienze concrete, in cui è stato determinante nel costruire relazioni o nel favorire la cooperazione. Una domanda efficace potrebbe essere:

Descrivi una situazione in cui sei riuscito a far collaborare più persone.

Questa domanda consente di esplorare il modo in cui il candidato ha gestito la dinamica relazionale, quali ostacoli ha incontrato, quali leve ha utilizzato per creare coesione e come ha mantenuto l’equilibrio tra esigenze diverse.

Competenze motivazionali

Le competenze motivazionali rappresentano un insieme di qualità personali che spingono un individuo ad agire, a migliorarsi costantemente e a mantenere un elevato livello di performance anche in situazioni complesse o sfidanti. Sono legate alla forza interiore che guida il comportamento, sostiene l’impegno nel tempo e orienta la persona verso il raggiungimento degli obiettivi personali e professionali.

Nello specifico, si riferiscono a:

1. Motivazione: è la spinta interna che guida l’agire quotidiano: una persona motivata è in grado di affrontare le sfide con entusiasmo, superare gli ostacoli con determinazione e mantenere alta la concentrazione anche nei momenti difficili. La motivazione può essere intrinseca (derivante dalla soddisfazione personale) o estrinseca (legata a riconoscimenti, bonus o promozioni).
2. Determinazione: è la capacità di perseverare nel tempo, anche quando i risultati tardano ad arrivare. Le persone determinate non si lasciano scoraggiare facilmente e dimostrano una grande resilienza di fronte agli imprevisti. Hanno una visione chiara dei propri obiettivi e fanno di tutto per raggiungerli.
3. Energia: l’energia non è solo una questione di vitalità fisica, ma anche mentale ed emotiva. Una persona "energica" trasmette positività, riesce a coinvolgere gli altri e contribuisce a creare un clima proattivo e dinamico nel team. L’energia è spesso ciò che fa la differenza tra chi si limita a eseguire e chi prende l’iniziativa.
4. Orientamento al risultato: chi possiede questa attitudine tende naturalmente a focalizzarsi sugli obiettivi e a misurare le proprie azioni in termini di risultati concreti. Non si perde nei dettagli, ma rimane focalizzato sul traguardo, cercando continuamente modi più efficaci per raggiungerlo. È una delle caratteristiche più richieste nelle posizioni ad alta responsabilità.
5. Iniziativa e focus sulle qualità: l’iniziativa è la capacità di anticipare i problemi e agire senza aspettare istruzioni. Chi prende l’iniziativa contribuisce attivamente al miglioramento continuo e spesso emerge come punto di riferimento. Al tempo stesso, mantenere un focus sulle proprie qualità e punti di forza aiuta ad affrontare i compiti con maggiore consapevolezza e sicurezza.

Per valutare queste competenze in fase di selezione, è utile porre domande che facciano emergere esempi reali di comportamento passato. Una domanda efficace può essere:

Quando avete lavorato più duramente e vi siete sentiti profondamente appagati?

Attraverso questa risposta è possibile comprendere non solo quali siano le fonti di motivazione del candidato, ma anche come si relaziona con il lavoro, quali sfide ha affrontato e in che modo si misura con l’impegno e la soddisfazione personale.

Condurre il colloquio basandosi sulle competenze

Nel condurre un colloquio basato sulle competenze, i datori di lavoro sono alla ricerca di risposte autentiche, in cui i candidati esprimano se stessi, fornendo esempi di vita reale che riguardano la loro vita personale e le esperienze lavorative.

Ricordate che nel colloquio basato sulle competenze non si utilizzano domande a trabocchetto: sono concepite proprio per trovare la migliore corrispondenza possibile tra le esigenze e le caratteristiche di un individuo e quelle di un’organizzazione aziendale.

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