Multitasking sul lavoro: significato, pro e contro

Multitasking è un termine che ha guadagnato una visibilità sempre crescente negli ultimi anni. Di recente, però, ci si sta interrogando sempre più sulla sua effettiva efficacia relativamente alla produttività. È infatti innegabile che il multitasking abbia dei vantaggi, ma anche i contro di questa pratica non devono essere sottovalutati. 

Se gestito correttamente può essere un ottimo modo per completare più attività contemporaneamente. Vi è tuttavia anche il rischio di assumere decisioni affrettate per il carico di lavoro eccessivo.

All’interno di questo articolo analizziamo cosa significa multitasking, i pro e contro di questa pratica all’interno del mondo del lavoro, e perché potrebbe non essere sempre la soluzione ideale per il tuo team.

Significato di multitasking

Cosa significa multitasking? Multitasking è un termine di origine inglese comunemente usato per indicare la capacità di svolgere più attività contemporaneamente o di passare rapidamente da un compito all'altro.

I pro del multitasking

Quando gestito correttamente, numerosi sono i vantaggi del multitasking. Ecco di seguito i principali:

• Maggiore produttività: un multitasking efficiente permette di portare a termine più attività in un arco di tempo limitato, e di sfruttare al meglio ogni momento disponibile.
• Efficienza nel time management: combinando più attività si possono ridurre gli sprechi di tempo, ad esempio rispondendo alle e-mail durante le pause di un meeting.
• Sviluppo di competenze trasversali: imparare a gestire più compiti contemporaneamente rafforza skills come l'organizzazione, la gestione del tempo e la capacità di concentrazione.
• Velocità nell'apprendimento: essere multitasking spesso richiede di apprendere nuove competenze per affrontare sfide o ruoli diversi.

I contro del multitasking

Dopo aver visto i pro del multitasking, analizziamo in questo paragrafo i contro:

• Riduzione della qualità del lavoro: passare rapidamente da un'attività all'altra può portare ad errori, dimenticanze o a una scarsa attenzione ai dettagli.
• Calo della concentrazione: suddividere il focus su più compiti riduce la capacità di concentrarsi su ciascuno di essi, con il rischio di penalizzare le performance.
• Maggiore stress: gestire più attività simultaneamente può creare pressione e senso di sopraffazione, con conseguenze negative sul benessere mentale.
• Diminuzione dell'efficienza: contrariamente a quanto si crede, il multitasking potrebbe rallentare i tempi di completamento di un’attività, poiché il cervello impiega più tempo a riprendere il filo del discorso quando si cambia attività.
• Rischio di burnout: la costante pressione di gestire più compiti contemporaneamente può portare a esaurimento fisico e mentale nel lungo termine.

Come fare multitasking in modo efficace

Come abbiamo visto finora, il multitasking non porta con sé solo aspetti positivi. Per massimizzare le potenzialità di questo metodo e ridurre i rischi e le note negative, troverai in questo paragrafo 15 consigli per ottimizzare il tuo multitasking sul lavoro.

1. Fissa obiettivi realistici

Evita un sovraccarico di task per ridurre lo stress. Suddividere le attività in piccoli subtask facilita la gestione e aumenta la produttività.

2. Datti un tempo di completamento adeguato

Stima correttamente il tempo necessario per completare ogni attività, per evitare ritardi e accumulo di stress.

3. Prendi nota delle attività

Utilizzare strumenti organizzativi come liste o app aiuta a tenere sotto controllo le attività ed evitare dimenticanze cruciali.

4. Assegna priorità a ciascun compito

Elenca e classifica le attività in base all’urgenza. Questo ti permetterà di rispettare le scadenze più importanti.

5. Pianifica la settimana giorno per giorno

Stabilire un piano settimanale aiuta a gestire il carico di lavoro e a dedicare tempo alle attività più rilevanti.

6. Raggruppa attività simili

Concentra attività simili, per ridurre la confusione e facilitare il passaggio tra una e l’altra attività. 

7. Mantieni un ritmo costante

Non concentrare troppe attività: lavorare con calma riduce le possibilità di errore e garantisce risultati migliori.

8. Evita le distrazioni

Durante i periodi più intensi, comunicare ai colleghi la necessità di concentrazione e ridurre le interruzioni può fare la differenza.

9. Concediti pause regolari

Brevi interruzioni durante la giornata aiutano a ricaricare la mente e a notare eventuali errori non percepiti prima.

10. Resta focalizzato sul tuo lavoro

Spegni il telefono o limita le notifiche per brevi periodi, per migliorare la tua produttività.

11. Automatizza le attività ripetitive

Utilizza la tecnologia per automatizzare compiti semplici e liberare tempo per concentrarti su attività più complesse.

12. Pratica la mindfulness

Alcune attività richiedono più attenzione: dedicarsi a una sola attività alla volta evita errori e incomprensioni.

13. Evita il multitasking quando non necessario

Non sempre è la soluzione ideale: attività delicate richiedono un focus esclusivo.

14. Prenditi cura di te

Una buona salute fisica e mentale, grazie a una dieta equilibrata, sonno adeguato ed esercizio fisico, migliora la capacità di affrontare il multitasking.

15. Impara a dire no

Quando i compiti sono troppo impegnativi o concentrati, è importante imparare a rifiutare o delegare.

Multitasking significa maggiore produttività? Non sempre

Come abbiamo visto in questo articolo, il termine multitasking sta ad indicare la capacità di svolgere più attività contemporaneamente o di passare rapidamente da un compito all'altro. Sebbene si pensi comunemente che sia una pratica volta ad incentivare la produttività, abbiamo segnalato come esistano attività che richiedono un focus esclusivo per essere portate a termine nel miglior modo possibile. 

Il multitasking è una competenza importante nel mondo del lavoro, ma solo se praticato efficacemente. I nostri 15 consigli elencati sopra sono un ottimo punto di partenza per affinare le skill di multitasking del tuo team.

Quando le attività da svolgere diventano troppo numerose ed impegnative per i membri del team, è però necessario iniziare a pensare ad un nuovo inserimento, che permetta di ridistribuire ed equilibrare il carico di lavoro.

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