Ottimizza i tuoi meeting: 4 strategie per migliorare l’efficienza

I meeting potenziano la collaborazione, creano sinergie, ti permettono di condividere idee e contenuti con tutti i partecipanti. Sono utili per risolvere problemi, allinearsi sulle priorità imminenti e mobilitare il tuo team.

Tuttavia, possono essere dannosi se diventano troppo lunghi o frequenti. Se ti senti prigioniero del tuo calendario, è il momento di cambiare strategia. In questo articolo presentiamo 4 strategie per ottimizzare i tuoi meeting e migliorare l’efficacia.

Strategia N°1: Valuta modalità di comunicazione differenti

I meeting non sono l'unica modalità per comunicare, né la migliore. Esistono infatti diversi canali, progettati per soddisfare diverse esigenze. Chat, condivisione di file, mail, call telefoniche e persino memo vocali potrebbero essere più efficaci o efficienti rispetto ai meeting.

Quali situazioni meritano un meeting? Come leader, è tuo compito determinare la risposta e scegliere la modalità di comunicazione migliore per ciascuna situazione.

Strategia N°2: Definisci con cura i partecipanti al meeting

L'elenco degli invitati alla riunione merita attenzione. Hai davvero bisogno di tutti gli invitati? Hai davvero bisogno che siano rappresentati tutti i team? Chi ha bisogno di fornire attivamente un contributo e chi può essere informato delle decisioni dopo il meeting?

Alcuni incontri coinvolgono ogni persona presente. Ma se puoi, accorcia l'elenco degli invitati per migliorare la redditività dell'incontro.

Strategia N°3: Presta attenzione alla durata dell’incontro

La maggior parte delle aziende prevede riunioni della durata di mezz'ora o un'ora. A volte, queste riunioni sono troppo lunghe.

Se lo scopo di un meeting può essere raggiunto in quindici minuti, dovrebbe essere programmato per quindici minuti. Se un incontro dovrebbe durare quarantacinque minuti, non c'è motivo di incontrarsi per un'ora.

Creare un vincolo d’orario favorisce la concentrazione. Prova ad abbreviare le riunioni di mezz'ora a 25 minuti e quelle di un'ora a 50 minuti. Questo cambiamento permetterà di inserire pause e migliorerà la probabilità di iniziare in orario.

Strategia N°4: Definisci la frequenza dei meeting

Riunioni ricorrenti possono diventare dannose, perché rischiano di diventare un’abitudine. Partecipiamo perché lo abbiamo sempre fatto e probabilmente lo faremo sempre.

Il tuo team ha bisogno di incontrarsi ogni settimana o potresti provare ogni due settimane? Hai bisogno di un aggiornamento finanziario ogni due settimane o potresti farlo solo una volta al mese? Il gruppo di lavoro deve incontrarsi una volta al mese o potrebbe farlo una volta ogni trimestre?

Riunioni meno frequenti restituiscono tempo al tuo team. E spesso, puoi contare su un altro canale per colmare i vuoti tra le riunioni. Un aggiornamento su Slack o un documento condiviso potrebbero essere sufficienti per mantenere tutti aggiornati.

Quando i membri del tuo team partecipano a incontri non necessari per il loro lavoro, la tua azienda perde tempo e denaro. Pensa due volte a chi inviti. Tieni il meeting il più breve possibile. E incontra i partecipanti solo quando è necessario.

Questi semplici cambiamenti renderanno le tue riunioni più redditizie. Quanto tempo puoi recuperare per il tuo calendario?