Gestire il team in remoto in modo più efficiente

Gestire persone che lavorano in remoto è un duro lavoro. Perché i team in remoto sono isolati rispetto alla comunicazione di ogni giorno che il resto di noi, invece, dà per scontata. Se chiunque può fare chiarezza su un progetto a inizio settimana, nel corso di essa quello stesso lavoro può essere stato ulteriormente chiarito, discusso, rifinito e maneggiato fino a ottenere qualcosa di molto diverso. Se non si ha accesso a queste conversazioni, non suona strano che i membri del tuo team che lavorano da remoto potrebbero essere un pezzo più indietro rispetto agli altri! Credi siano allo stesso livello, ma di fatto sono rimasti come tagliati fuori e privati dell’opportunità di contribuire al valore del progetto.

Il segreto per gestire in modo efficiente team in remoto è semplice: se in dubbio, comunicate! Ecco di seguito idee per restare connesso al mio team:

Per gestire il team in remoto crea un riassunto giornaliero

Sul finire di ogni giornata, un membro del mio team stilerà una lista di punti da discutere in merito ai progetti chiave. Se si è parlato di processi, difficoltà, preoccupazioni, o se sono state prese delle decisioni nel corso della giornata, tutto viene documentato e condiviso coi membri del team in remoto. Solo in questo modo non si perde nulla in corso d’opera.I membri del team che lavorano da remoto si sentono molto più coinvolti e informati.

Dà loro obiettivi precisi, compiti e scadenze 

Noi tutti sappiamo che l’ambiguità di ruolo è letale per l’engagement. L’ultima cosa che vorrei accadesse è che i membri del team in remoto si sentano come isolati dal resto della squadra e che restino lì ad aspettare che arrivi del lavoro da fare. E’ necessario fare sapere loro esattamente quella che mi aspetto sia la loro performance nel prossimo mese/quarter, in modo che possano sentirsi autonomi, indipendenti e con tutto sotto controllo.

Durante i regolari meeting di aggiornamento accordati su compiti, KPI, obiettivi di breve o lunga durata. Controllare regolarmente il loro andamento è fondamentale, in particolare per coloro che sono timidi o a disagio nel dovere evidenziare delle problematiche. Tra tutte le strategie di engagement, quella descritta è quella più efficace.

Dai pubblicamente evidenza al loro impegno 

I team in remoto spesso si perdono l‘affermazione “Ottimo lavoro!”che la gente si sente dire in ufficio. Faccio uno sforzo in più per fare in modo che il loro contributo venga riconosciuto pubblicamente, ad esempio in un meeting o una mail di team. Questo li aiuta a percepire che i loro sforzi sono riconosciuti e preziosi – è in questo modo che si sentono davvero parte del gruppo. Può essere semplice come dire loro che hanno scritto un’ottima mail o ringraziarli per avere portato a termine un compito proattivamente. 

Quando capita di dovere gestire persone in remoto, « lontano dagli occhi » non significa lontano dalla mente. Facendo lo sforzo di comunicare (il più possibile) e includendoli come parte integrante del team, solo così vinciamo entrambi.

Coinvolgili nei team building e nelle feste 

Festeggiare insieme e dare vita a ricordi condivisi è uno dei modi migliori per tenere insieme tutti i membri del team, da remoto e non.

Vacci piano coi meeting in agenda

Le conversazioni telefoniche sono toste, anche quando la diversità linguistica non è un aspetto importante. Per la persona dall’altra parte è spesso difficile sentire bene, come lo è anche interrompere l’altro, ma è anche impossibile interpretare espressioni e gestualità. E’ fondamentale evitare che ci sia fretta nella nostra agenda. I colleghi in remoto meritano un’occasione per dire la propria e rispondere, dato che noi non abbiamo modo di vedere i loro sguardi perplessi o percepire confusione. Hanno bisogno di sapere che hanno la possibilità di ascoltare e partecipare. Ecco come io strutturo ogni punto di discussione:

Così si offre al team in remoto un margine sufficiente per farsi ripetere quanto serve, fare chiarezza o avere spiegazioni più approfondite. I meeting vengono verbalizzati e i minute sono messi a disposizione di tutti, c’è poi un follow-up telefonico per assicurarsi che tutto sia stato compreso e per dare loro una possibilità per fare ulteriormente chiarezza su alcuni punti in privato.

Questo significa anche che in qualità di manager gli annunci e i cambiamenti più importanti vengono di sicuro acquisiti e appresi dalle persone, così da non dovere investire altro tempo per riferirglieli.